L'unione riunisce due profili duplicati della stessa persona in uno solo. Gli indirizzi e-mail, i gruppi, l'avanzamento dei corsi, il Karma, le segnalazioni e la cronologia delle attività vengono trasferiti sul profilo che conservate.
1️⃣ Quando unire due profili
L'unione si utilizza quando la stessa persona compare due volte nel vostro spazio. Ricorrono due casi :
un cambio di indirizzo e-mail ha creato un secondo profilo invece di aggiornare il primo ;
un import CSV ha ricreato una persona già presente.
⚠️ Importante : se i due profili corrispondono a due persone diverse, non uniteli. Eliminate il profilo errato. L'unione è irreversibile.
2️⃣ Scegliere quale conservare
L'unione va in un solo senso. Voi designate :
un profilo conservato, sul quale vengono trasferiti tutti i dati ;
un profilo eliminato al termine dell'operazione.
💡 La regola giusta : conservate il profilo che corrisponde all'identità attuale del dipendente nella vostra directory — il suo account Google, Microsoft, Okta o Slack. Il profilo da eliminare è il duplicato obsoleto.
3️⃣ Come procedere
👉 Passaggio 1 : Aprite il profilo che volete eliminare.
👉 Passaggio 2 : Nel menu ⋯, scegliete Unisci il profilo
👉 Passaggio 3 : Selezionate il profilo che volete conservare.
👉 Passaggio 4 : Confermate.
L'unione si effettua in una sola operazione : o tutto viene trasferito, o niente. Non esiste uno stato intermedio da recuperare.
4️⃣ Cosa viene trasferito
L'essenziale viene ripreso sul profilo conservato : indirizzi e-mail professionali, appartenenze ai gruppi, iscrizioni ai corsi in corso e futuri, segnalazioni di phishing, eventi di Karma, feedback sulle formazioni, segnalazioni e messe in quarantena Inbox, dati Sonar, e targeting delle campagne di Simulation. I duplicati vengono uniti invece di essere raddoppiati.
Quattro comportamenti meritano la vostra attenzione.
Un corso già in corso da entrambe le parti. Se il profilo conservato ha già un'iscrizione in corso sullo stesso corso, la copia del profilo eliminato viene contrassegnata come mancata.
Gli indirizzi e-mail personali vengono trasferiti ma tornano allo stato non verificati : il dipendente dovrà riconvalidarli.
Gli indirizzi professionali conservano il loro valore, ma perdono lo status di indirizzo principale se non lo erano già sul profilo conservato.
Gli identificativi di directory e le registrazioni di autenticazione del profilo conservato hanno la priorità : quelli del profilo eliminato vengono ripresi soltanto se non ve n'erano.
👍 Buono a sapersi : viene conservata una registrazione di audit dell'unione, con il nome dei due profili interessati.
5️⃣ Quando l'unione viene rifiutata
Cinque situazioni bloccano l'operazione. In ogni caso, c'è un'azione da compiere prima di riprovare.
👉 Uno dei due profili è provisionato tramite SCIM
Un profilo provisionato tramite SCIM non può essere unito : il vostro identity provider lo ricreerebbe alla sincronizzazione successiva. Rimuovete il provisioning SCIM per questo dipendente lato identity provider, oppure gestite il duplicato direttamente da lì. Vedete Come utilizzare il provisioning SCIM di Microsoft Entra.
👉 I due profili sono collegati allo stesso provider
Per esempio, entrambi i profili sono collegati a un account Google, oppure entrambi a un account Okta. Unirli significherebbe abbandonare arbitrariamente uno dei due collegamenti. Eliminate o unite il duplicato nella vostra directory, in modo che un solo profilo resti collegato a quel provider, poi riprovate.
👉 Il profilo da eliminare è anche un account amministratore
Invertite i ruoli : unite verso il profilo amministratore, non il contrario. Se non è possibile, rimuovete prima l'account amministratore, poi procedete con l'unione.
👉 I due profili si trovano in spazi diversi
L'unione funziona soltanto all'interno di uno stesso spazio di lavoro.
👉 Avete selezionato due volte lo stesso profilo
Aggiornate la pagina e selezionate di nuovo.
6️⃣ Subito dopo l'unione
Il profilo di origine non esiste più.
Il Karma viene ricalcolato sul profilo conservato, in pochi secondi.
Le scadenze dei corsi vengono ricalcolate.
Gli indirizzi e-mail personali ripresi devono essere riconvalidati dal dipendente.
Da ricordare
L'unione serve per i duplicati di una stessa persona, mai per due persone distinte.
Conservate il profilo che corrisponde all'identità attuale nella vostra directory.
L'unione si avvia dal profilo da eliminare.
SCIM, un doppio collegamento allo stesso provider o un account amministratore lato origine bloccano l'operazione.