☝️ Per passare alle Cyber Mission, utilizzate la scheda «Meet the Cyber Mission» nella barra laterale (vedete ❶). Se non compare, la migrazione viene effettuata dal nostro team: contattateci tramite la chat.
ℹ️ A cosa serve la configurazione delle Cyber Mission?
La configurazione vi permette di:
avviare il ciclo mensile delle mission;
scegliere il contenuto delle mission (Awareness, Sonar, Breaches);
scegliere dove vengono inviate le mission (messaggistica istantanea o portale dei dipendenti);
configurare i solleciti ai dipendenti e gli avvisi ai manager;
attivare o meno la competizione tra squad e le notifiche social;
definire il quadro di conformità, se necessario.
☑️ Prerequisiti
Disporre dei diritti di amministratore sul vostro workspace Riot.
Disporre di un abbonamento che includa il modulo Awareness.
❶ Passare alle Cyber Mission
Se il vostro workspace può essere migrato, nella barra laterale della piattaforma Admin compare una scheda «Meet the Cyber Mission». Apre una procedura guidata in 6 passaggi che presenta ciò che cambia: la continuità del vostro programma, il Karma che diventa Aura, la nuova Cyber Posture e le squad.
Al passaggio dedicato alle squad, potete suddividere automaticamente i vostri dipendenti in squad. Questa opzione è attiva per impostazione predefinita e potrete modificarla in seguito nelle impostazioni.
Cliccando su «Complete migration», attivate le Cyber Mission e arrivate al vostro programma di mission, con l'invio in pausa: nulla viene inviato ai vostri dipendenti finché non siete pronti.
👍 Buono a sapersi: se la scheda non compare: la migrazione viene effettuata dal nostro team. Contattateci tramite la chat.
❷ Attivare le Cyber Mission
Aprite la vostra piattaforma Admin: hub.tryriot.com
Andate in Impostazioni → Cyber Mission.
Attivate le Cyber Mission con il pulsante in alto nella pagina: lo stato passa a Live.
Una volta attivate, una nuova mission viene generata il 1° di ogni mese.
❸ Scegliere il contenuto delle mission
La sezione Mission content mostra un'anteprima di ciò che vede un dipendente quando apre la sua mission del mese. Questa anteprima è indicativa: le attività variano a seconda del dipendente e del mese.
Sotto, ogni modulo che alimenta le mission ha il suo pulsante Edit, che ne apre le impostazioni:
Awareness: la valutazione mensile (un quiz di 5 domande) e i corsi assegnati;
Sonar: le revisioni di sicurezza legate alle vostre regole attive;
Breaches: gli avvisi di violazione dei dati legati agli account del dipendente.
❹ Scegliere dove vengono inviate le mission
La sezione Mission delivery indica dove vengono inviate le mission. Cliccate su Edit per modificarla.
Con la messaggistica istantanea (Instant messaging), i corsi e i quiz vengono inviati nella messaggistica del dipendente. Il resto della mission passa dal portale dei dipendenti, app.tryriot.com.
I dipendenti che non utilizzano una messaggistica supportata ricevono le loro mission tramite il portale. La pagina vi indica quanti dipendenti sono interessati.
Se utilizzate un canale diverso dall'e-mail, verificate che sia attivato in Impostazioni → Notifiche.
❺ Configurare le notifiche
La sezione Notifications raggruppa i messaggi inviati sul canale preferito di ogni dipendente, nella sua lingua, in base al momento in cui partono.
👉 Sempre inviate
Mission introduction, all'arrivo di un nuovo dipendente: Albert si presenta e invita il dipendente a completare la sua prima mission. Scegliete a nome di chi viene inviato il messaggio (Sent on behalf of) e potete aggiungere un link alle vostre risorse, ad esempio la vostra policy di sicurezza.
New mission available, all'avvio di ogni mission.
👉 14 giorni prima della scadenza
Follow-up reminder: sollecita i dipendenti che non hanno completato la loro mission.
Calendar slot: prenota uno slot di 15 minuti con i dipendenti che non hanno completato la loro mission. Cliccate su Connect per attivarlo.
Manager escalation: avvisa i manager dei membri del team che non hanno completato la loro mission. Scegliete a nome di chi viene inviato il messaggio.
👉 3 giorni prima della scadenza
Last reminder: ultimo sollecito ai dipendenti che non hanno completato la loro mission.
Manager escalation: secondo avviso ai manager.
I solleciti e gli avvisi ai manager si attivano o si disattivano uno per uno. Il link Preview mostra ogni messaggio così come lo riceve il destinatario.
👍 Buono a sapersi: se la vostra policy interna esclude i solleciti ai dipendenti, disattivate Follow-up reminder, Last reminder e le notifiche social (sezione ❻). Il messaggio di benvenuto e l'annuncio di ogni nuova mission restano inviati: sono loro ad avvisare il dipendente che la sua mission è disponibile.
Il dettaglio dei canali è descritto in Modificare il mio canale di comunicazione.
❻ Attivare la competizione tra squad e le notifiche social
Internal competition suddivide i vostri dipendenti in squad che si sfidano ogni mese per il primo posto. Se la disattivate, le squad scompaiono dal portale dei dipendenti. Vedete 6️⃣ Come funzionano le squad?
Social nudges sollecita, tramite la loro squad, i dipendenti che non hanno completato la loro mission. Questa impostazione si attiva indipendentemente dalle altre notifiche. Comprende:
Squad leader nudge: il capo squad può sollecitare un dipendente dalla vista della sua squad;
Squad progress: quando la squad del dipendente raggiunge l'80% di completamento;
Squad member progress: quando il primo membro della squad completa la mission;
Company progress: quando il workspace raggiunge il 75% di completamento;
Rival squad progress: quando un'altra squad raggiunge l'80% di completamento.
⚠️ Importante: se volete limitare le sollecitazioni ai vostri dipendenti, le notifiche social sono la prima impostazione da controllare. Potete disattivarle senza toccare i solleciti di fine mission.
L'opzione che nascondeva la classifica non è più presente nelle impostazioni. Se desiderate nasconderla, contattateci tramite la chat.
❼ L'impatto della configurazione del vostro programma Awareness
Le mission si basano sull'organizzazione del vostro programma Awareness, in particolare:
le audience di ogni corso;
i corsi del catalogo aggiunti al vostro programma.
La mission mensile viene generata automaticamente con i corsi da seguire per ogni dipendente, in base al suo avanzamento.
❽ Attivare un quadro di conformità (facoltativo)
Se la vostra organizzazione ha degli obblighi (ad esempio alcuni argomenti di sensibilizzazione da seguire in via prioritaria per una certificazione):
potete imporre una scadenza rigorosa dalle Impostazioni di Awareness, attivando la Modalità Conformità;
la prima mission di ogni anno è allora dedicata alla conformità: tutti i suoi corsi diventano prioritari e attivano promemoria e avvisi amministrativi quando necessario;
i messaggi di promemoria insistono maggiormente sull'importanza di completare questa prima mission.
❾ Verificare ciò che vedono i dipendenti
Dopo la configurazione, fate un test con un utente:
ricezione della notifica di nuova mission;
accesso alla mission nel portale, app.tryriot.com;
visualizzazione delle attività (corsi, Sonar, violazioni a seconda del vostro caso d'uso). La valutazione compare solo a partire dalla seconda mission;
visibilità delle squad, se la competizione interna è attivata.
🛠️ Risoluzione rapida dei problemi
«Non ricevo le notifiche»: verificate il canale attivato (Slack, Teams, e-mail) e le preferenze del dipendente. Se mancano solo i solleciti, verificate che Follow-up reminder e Last reminder siano attivati (sezione ❺).
«Il mio dipendente riceve troppi messaggi»: disattivate innanzitutto le notifiche social (sezione ❻).
«Non tutti i dipendenti hanno la stessa mission»: è normale (audience e avanzamento diversi).
«Alcune attività non sono in Slack o Teams»: alcune azioni richiedono di passare dal portale dei dipendenti, app.tryriot.com.
Da ricordare
Tutto si configura in Impostazioni → Cyber Mission: attivazione, contenuto, canale di invio, notifiche e competizione.
Il messaggio di benvenuto e l'annuncio di ogni mission vengono sempre inviati. I solleciti (14 giorni e poi 3 giorni prima della scadenza) e gli avvisi ai manager si configurano uno per uno.
Le notifiche social si disattivano separatamente: sono la prima leva per ridurre le sollecitazioni.
La classifica non si nasconde più dalle impostazioni: contattateci tramite la chat.