1️⃣ L’onglet Partenaires
Dans cette vue, vous retrouverez tous les domaines externes avec lesquels vos employés ont partagé des documents.
Pour chaque partenaire, vous retrouvez ces informations:
Informations : description de l’entreprise, industries, conformité (enrichies automatiquement).
Statut : En attente / Actif / Révoqué.
Risque : Faible / Moyen / Élevé, évalué selon plusieurs critères : le volume et la sensibilité des documents partagés, ainsi que le niveau de conformité du partenaire aux principaux standards (RGPD, ISO 27001, SOC 2).
Responsable : collaborateur identifié comme principal propriétaire des documents partagés (modifiable manuellement).
Documents partagés : liste consolidée, avec les employés internes qui ont partagé et les destinataires externes.
👍🏼 Bon à savoir :
Vous pouvez révoquer en un clic tous les accès d’un partenaire.
Vous pouvez révoquer des fichiers/dossiers spécifiques depuis la vue “Fichiers partagés”.
Le risque d’un partenaire est recalculé automatiquement après chaque action.
Vous pouvez filtrer la vue par type de partenaire (Personnes ou Entreprises) ou par statut.
2️⃣ L’onglet Employés
La vue employés vous permet de suivre la situation collaborateur par collaborateur.
Pour chaque employé, vous retrouvez ces informations:
Le nombre de fichiers publics.
Les informations critiques partagées.
La liste des partenaires avec lesquels des documents ont été partagés.
👍🏼 Bon à savoir :
Les “super-sharers” (employés partageant beaucoup de documents) sont facilement identifiables pour être accompagnés de manière proactive.
3️⃣ Demandes automatiques d’Albert
Albert accompagne vos employés dans la gestion de leurs partages en leur envoyant régulièrement des demandes de validation :
Chaque semaine, un employé reçoit au maximum 5 documents à traiter.
Pour chaque document, il doit soit valider le partage en le justifiant, soit révoquer l’accès.
→ La justification du collaborateur apparaîtra dans l’onglet “Suivi des actions” d’un partenaire.
Tous les documents sont automatiquement remis en validation tous les 6 mois.
Il existe deux types de demandes :
celles liées aux fichiers publics (actionnables dans la vue Employés)
celles liées aux partenaires externes (actionnables depuis la vue Partenaires).
👍🏼 Bon à savoir :
Les relances sont progressives pour éviter de surcharger les collaborateurs.
Les admins peuvent envoyer une notification prioritaire en cliquant sur “Collecter les avis de l’équipe” depuis le panneau d’un partenaire ou d’un employé
Les admins gardent une vue globale des validations et révocations, tandis que les employés voient uniquement leurs propres documents.