1️⃣ La scheda Partner
In questa vista troverai tutti i domini esterni con cui i tuoi dipendenti hanno condiviso documenti.
Per ogni partner sono disponibili le seguenti informazioni:
Informazioni: Descrizione dell’azienda, settori e dettagli di conformità (arricchiti automaticamente).
Stato: In attesa di revisione / Attivo / Revocato.
Rischio: Basso / Medio / Alto, valutato in base a diversi criteri, tra cui il volume e la sensibilità dei documenti condivisi, nonché il livello di conformità del partner ai principali standard (GDPR, ISO 27001, SOC 2).
Referente: Il collaboratore identificato come principale proprietario dei documenti condivisi (modificabile manualmente).
Documenti condivisi: Elenco consolidato con i dipendenti interni che hanno condiviso i documenti e i destinatari esterni.
👍🏼 Da sapere:
Puoi revocare tutti gli accessi di un partner con un solo clic.
Puoi revocare file o cartelle specifici dalla vista “File condivisi”.
Il livello di rischio di un partner viene ricalcolato automaticamente dopo ogni azione.
Puoi filtrare la vista per tipo di partner (Individui o Organizzazioni) o per stato.
2️⃣ La scheda Dipendenti
La vista Dipendenti ti consente di monitorare la situazione collaboratore per collaboratore.
Per ogni dipendente troverai le seguenti informazioni:
Il numero di file pubblici.
Le informazioni critiche condivise.
L’elenco dei partner con cui sono stati condivisi i documenti.
👍🏼 Da sapere:
I “super-sharers” (dipendenti che condividono un gran numero di documenti) sono facilmente identificabili per poterli supportare in modo proattivo.
3️⃣ Richieste automatiche di Albert
Albert aiuta i tuoi dipendenti a gestire le condivisioni di documenti inviando loro regolarmente richieste di convalida:
Ogni settimana, un dipendente riceve al massimo 5 documenti da esaminare.
Per ogni documento deve convalidare la condivisione fornendo una giustificazione oppure revocare l’accesso.
→ La giustificazione del collaboratore apparirà nella scheda “Monitoraggio delle azioni” del partner.
Tutti i documenti vengono automaticamente rimandati in convalida ogni 6 mesi.
Esistono due tipi di richieste:
Quelle relative ai file pubblici (gestibili dalla vista Dipendenti)
Quelle relative ai partner esterni (gestibili dalla vista Partner)
👍🏼 Da sapere:
I promemoria vengono inviati in modo progressivo per evitare di sovraccaricare i dipendenti.
Gli amministratori possono inviare una notifica prioritaria cliccando su “Raccogli i feedback del team” dal pannello di un partner o di un dipendente.
Gli amministratori mantengono una vista globale delle convalide e revoche, mentre i dipendenti vedono solo i propri documenti.