Introduzione
L'implementazione di un programma di sensibilizzazione alla sicurezza informatica è un primo passo fondamentale. Tuttavia, affinché questo programma dia i suoi frutti, è necessario che i dipendenti si impegnino realmente a seguire i corsi in maniera costante. In questo articolo condividiamo con voi alcuni consigli concreti e attuabili per massimizzare l'impatto di Albert nel tempo, dalla configurazione della piattaforma alla comunicazione interna, passando per l'integrazione nei processi di Risorse Umane.
1. Ottimizzare le impostazioni per un maggiore coinvolgimento
Ecco tre buone pratiche di configurazione per migliorare il completamento dei corsi nel tempo.
Nota: alcuni di voi potrebbero già applicare alcuni di questi consigli.
1️⃣ Personalizzate i promemoria dei corsi
Impostate i promemoria dei corsi a nome del vostro responsabile IT anziché di Albert. Vi consigliamo inoltre di attivare il manager come sponsor, se è correttamente registrato nel vostro tenant.
📈 Perché? I tassi di completamento sono molto più elevati quando il messaggio proviene da un manager o da una persona interna identificata.
2️⃣ Attiva l'escalation verso i manager
Utilizza la funzione di escalation per coinvolgere maggiormente i manager. In questo modo potranno sollecitare direttamente i propri team e svolgere il loro ruolo di promotori della sicurezza.
3️⃣ Rivolgiti in modo mirato al tuo pubblico
Grazie agli Smart group, puoi rivolgerti a categorie specifiche di persone:
dipendenti a rischio (ad esempio dopo aver fallito una campagna di phishing),
quelli in ritardo con il corso introduttivo,
o anche i nuovi assunti.
È anche molto utile per segmentare le tue campagne di phishing!
4️⃣ Interagisci con Albert
Ask Albert consente ai dipendenti di porre domande e interagire attivamente con Albert. Questo rafforza la sua posizione di coach per la sicurezza informatica e ti consente anche di aggiungere i tuoi documenti per arricchire lo scambio.
2. Rafforzate la comunicazione relativa al programma
Il successo di un programma di formazione dipende anche in larga misura dalla comunicazione effettuata durante tutto l'anno. Ecco alcune buone pratiche per trasmettere i messaggi giusti, al momento giusto, attraverso i canali giusti.
1️⃣ Utilizzate le risorse Riot a vostra disposizione
È a vostra disposizione un kit di comunicazione (loghi di Albert e Riot, documentazione per canale). È disponibile in diverse lingue per facilitarne la diffusione.
2️⃣ Siate chiari e incisivi nei vostri messaggi
Adattate la vostra comunicazione al supporto utilizzato (e-mail, Slack, poster, ecc.). Un buon messaggio di annuncio dovrebbe idealmente includere:
La data a partire dalla quale inizieranno i corsi,
Il numero approssimativo di corsi ricevuti al mese,
La durata dei corsi (di massimo 5 minuti),
Informazioni sul portale dipendenti, utilizzato per responsabilizzare il collaboratore migliorando la sua postura nei confronti della sicurezza informatica, attraverso un sistema di punti e gamification.
💡 Suggerimento: ricordate che ogni collaboratore è protagonista della sicurezza informatica dell'azienda. Possono anche seguire i loro progressi o il loro punteggio e le violazioni dei dati direttamente sul loro portale.
✉️ Esempio di email di presentazione:
Oggetto: La sicurezza informatica è una questione che riguarda tutti
Buongiorno a tutti,
Il XX daremo il benvenuto a un nuovo membro del team, Albert!
Albert lavora al 100% da remoto, o meglio, al 100% in digitale.
Vi contatterà presto via e-mail/Slack/Teams/Google Chat per conoscervi.
Albert rafforzerà i nostri team come compagno di sicurezza informatica e ci aiuterà a migliorare la sicurezza della nostra azienda.
Sarà discreto, ma ogni XX vi ruberà dai 3 ai 5 minuti del vostro tempo per insegnarvi i giusti riflessi da adottare in materia di sicurezza informatica.
Vi preghiamo di dargli il vostro miglior benvenuto. E come dice così bene Albert: la sicurezza informatica non aspetta!
3️⃣ Variate i mezzi di comunicazione
Alternate:
E-mail mirate,
Messaggi interni (Slack/Teams...),
Informazioni negli schermi aziendali,
Volantini e manifesti nelle zone di passaggio,
Video, volantini, diapositive durante le riunioni plenarie...
💡 Suggerimento: gli schermi vicino alla caffetteria sono perfetti per diffondere un messaggio breve e visivo!
4️⃣ Programmate le vostre comunicazioni durante tutto l'anno
Pianificate una comunicazione:
Una settimana prima del lancio.
Il giorno stesso.
E dei solleciti regolari.
💬 Combinate i promemoria automatici di Riot con quelli “umani”. Trovate il tono giusto: formale, divertente, sfida tra team... tutto dipende dalla vostra cultura aziendale!
📧 Esempio di email di sollecito:
Oggetto: Importanza dei corsi di sensibilizzazione
Ciao [Nome],
Sembra che tu non abbia seguito i corsi di sensibilizzazione tenuti da Albert nelle ultime settimane, nonostante i solleciti.
È importante che tutti noi seguiamo i corsi di sensibilizzazione sulla sicurezza informatica, essenziali per garantire la protezione dei nostri dati e il nostro programma di conformità.
Trattandosi di un obbligo normativo, contiamo su di te per completare questi corsi della durata di soli 2-3 minuti.
Albert ti ricontatterà a breve, quindi tieniti pronto. Grazie per la tua comprensione!
A presto,
3. Rendere Albert una parte obbligatoria
Rendere Albert una parte strutturale del percorso dei collaboratori ne rafforza l'impatto. Ecco come:
1️⃣ Coinvolgere i nuovi collaboratori già dal loro arrivo
Aggiungere una breve presentazione di Albert all'onboarding (slide, immagini, dimostrazione rapida), spiegando:
Il funzionamento dei corsi,
La loro durata,
La loro frequenza,
La loro utilità.
2️⃣ Premiate i vostri team
Gamificate l'esperienza! Alcune idee:
Classifiche interne (di squadra o individuali),
Premi (gadget, badge, ecc.),
Sfide o competizioni tra reparti.
Scegliete un formato adatto alla vostra cultura, provate, ripetete.
3️⃣ 3 strumenti efficaci da implementare
Fissare obiettivi di completamento con scadenze chiare:
Per i dipendenti giá in organico, fissare una percentuale minima di completamento dei corsi (ad es. 80%) da raggiungere entro una data definita, comunicando scadenze precise.
Per i nuovi assunti, rendere obbligatori i primi 4 corsi fin dal loro arrivo, nell'ambito del processo di integrazione.
Integrazione nei documenti interni: menzionare esplicitamente l'utilizzo e il monitoraggio dei corsi Albert nella Policy per l’utilizzo degli strumenti informatici, nel regolamento interno o in qualsiasi altro documento contrattuale firmato dai dipendenti.
Se desiderate andare oltre, introducete misure disciplinari in caso di mancato seguito dei corsi: prevedete solleciti formali o sanzioni da parte delle risorse umane se i corsi non vengono completati nonostante diversi richiami.
A voi la scelta!
Questi consigli hanno lo scopo di aiutarvi a passare da una semplice implementazione a una vera e propria cultura informatica, integrata nella routine quotidiana dei vostri team. Albert è uno strumento potente, sta a voi farlo risplendere!