Introduzione
Mettere in piedi un programma di sensibilizzazione alla cybersicurezza è un primo passo essenziale. Ma perché dia i suoi frutti, occorre che i collaboratori vi si impegnino davvero. In questo articolo vi condividiamo consigli concreti e attuabili per massimizzare l'impatto di Albert nel tempo, dalla configurazione della piattaforma alla comunicazione interna, passando per l'integrazione nei processi HR.
1. Ottimizzare le impostazioni per un migliore coinvolgimento
Ecco tre buone pratiche di configurazione per migliorare il completamento dei corsi nel tempo.
Nota : alcuni di voi applicano forse già una parte di questi consigli.
1️⃣ Personalizzate i promemoria dei corsi
Configurate i promemoria dei corsi a nome del Responsabile IT anziché di Albert. Vi consigliamo anche di attivare il manager come sponsor se questi è correttamente indicato nel vostro tenant.
📈 Perché ? I tassi di completamento sono decisamente più alti quando il messaggio proviene da un manager o da una persona interna identificata.
2️⃣ Attivate l'escalation verso i manager
Utilizzate la funzionalità di escalation per coinvolgere maggiormente i manager. Potranno così sollecitare direttamente i loro team e svolgere il proprio ruolo di riferimento per la sicurezza.
3️⃣ Targetizzate in modo intelligente le vostre audience
Grazie agli Smart Group, targetizzate popolazioni specifiche :
collaboratori a rischio (es. dopo un esito negativo in una campagna di phishing),
quelli in ritardo sul corso di introduzione,
oppure i nuovi assunti.
È anche molto utile per segmentare le vostre campagne di phishing !
4️⃣ Interagite con Albert
Ask Albert permette ai vostri collaboratori di porre le loro domande di sicurezza e di ottenere una risposta immediata, senza passare dal vostro team. È questo che fa passare Albert da semplice distributore di corsi a vero e proprio coach di cybersicurezza.
Tre leve per trarne vantaggio :
Alimentate la base di conoscenza. Depositando i vostri documenti — regolamento informatico, politica delle password, procedura in caso di incidente — Albert risponde a partire dalle vostre regole e non da generalità, citando il documento da cui proviene la sua risposta.
Fatelo sapere. Molti collaboratori non pensano a porre le loro domande ad Albert. Una menzione nella vostra comunicazione di lancio è spesso sufficiente a sbloccare i primi utilizzi.
Osservate le domande poste. Ciò che i vostri dipendenti chiedono vi indica dove la vostra comunicazione interna è insufficiente — è un segnale che non ottenete da nessun'altra parte.
👉 Per il dettaglio del funzionamento, vedete Ask Albert : come funziona.
2. Rafforzate la comunicazione attorno al programma
Il successo di un programma di formazione dipende anche fortemente dalla comunicazione fatta lungo tutto l'anno. Ecco alcune buone pratiche per far passare i messaggi giusti, nei momenti giusti, con i canali giusti.
1️⃣ Utilizzate le risorse Riot a disposizione
Un kit di comunicazione è a vostra disposizione (loghi di Albert e di Riot, documentazione per canale). È disponibile in più lingue per facilitarne la diffusione.
2️⃣ Siate chiari e incisivi nei vostri messaggi
Adattate la vostra comunicazione al supporto utilizzato (e-mail, Slack, poster, ecc.). Un buon messaggio di annuncio via e-mail dovrebbe idealmente includere :
La data « a partire da » cui i corsi verranno lanciati,
Il numero approssimativo di corsi ricevuti al mese,
La durata dei corsi (massimo 5 min),
Il portale dipendente per responsabilizzare il collaboratore migliorando la sua postura cyber tramite un sistema di punti e di gamification.
💡 Suggerimento : ricordate che ogni collaboratore è protagonista della cybersicurezza dell'azienda. Possono anche seguire i loro progressi, il loro punteggio e le violazioni dei dati direttamente sul loro portale.
✉️ Esempio di e-mail di introduzione :
Oggetto : la cybersicurezza riguarda tutti
Buongiorno a tutte e a tutti,
Il XX accoglieremo una nuova risorsa nel team, Albert !
Albert lavora al 100% da remoto, o meglio è al 100% digitale.
Vi contatterà a breve via e-mail/Slack/Teams/Google Chat per fare conoscenza.
Albert viene a rafforzare i nostri team come compagno di cybersicurezza e ad aiutarci a migliorare la sicurezza della nostra azienda.
Saprà essere discreto, ma vi occuperà dai 3 ai 5 minuti, ogni XX, per insegnarvi i comportamenti corretti da adottare in materia di cybersicurezza.
Vi chiediamo di riservargli la migliore accoglienza. E come dice bene Albert : la cybersicurezza non aspetta !
3️⃣ Variate i supporti di comunicazione
Alternate tra :
E-mail mirate,
Messaggi interni (Slack/Teams…),
Schermi aziendali
Volantini e poster nelle zone di passaggio
Video, volantini, slide durante le riunioni plenarie…
💡 Suggerimento : gli schermi vicino alla caffetteria sono perfetti per diffondere un messaggio breve e visivo !
4️⃣ Scandite le vostre comunicazioni durante tutto l'anno
Pianificate una comunicazione :
Una settimana prima del lancio
Il giorno stesso
E solleciti regolari
💬 Combinate i promemoria automatici di Riot con i solleciti « umani ».
Trovate il tono giusto : formale, giocoso, sfida tra team… tutto dipende dalla cultura della vostra azienda !
📧 Esempio di e-mail di sollecito :
Oggetto : Importanza dei corsi di sensibilizzazione
Buongiorno [Nome],
Sembra che tu non abbia seguito i corsi di sensibilizzazione tenuti da Albert da diverse settimane, nonostante i solleciti.
È importante che ognuno di noi segua i corsi di sensibilizzazione alla cybersicurezza, essenziali per garantire la protezione dei nostri dati e del nostro programma di conformità.
Trattandosi di un obbligo normativo, contiamo su di te per completare questi corsi di soli 2-3 minuti.
Albert ti ricontatterà a breve, quindi tieniti pronto, grazie per la comprensione !
Cordiali saluti,
3. Fare di Albert una tappa obbligatoria
Fare di Albert una tappa strutturante del percorso del collaboratore ne rafforza l'impatto. Ecco come :
1️⃣ Coinvolgete i nuovi collaboratori fin dall'arrivo
Aggiungete una breve presentazione di Albert all'onboarding (slide, elemento visivo, dimostrazione rapida), spiegando :
Il funzionamento dei corsi,
La loro durata,
La loro frequenza,
La loro utilità.
2️⃣ Premiate i vostri team
Rendete l'esperienza un gioco ! Qualche idea :
Classifiche interne (di team o individuali),
Ricompense tramite la rappresentanza dei lavoratori (gadget, badge, ecc.),
Sfide o challenge tra reparti.
Scegliete un formato adatto alla vostra cultura, testate, iterate.
3️⃣ 3 leve efficaci da mettere in atto
Fissate obiettivi di completamento con scadenze chiare :
Per i collaboratori già in azienda, fissare una percentuale minima di completamento dei corsi (es. 80 %) da raggiungere entro una data definita, comunicando scadenze precise.
Per i nuovi arrivati, rendere obbligatori i primi 4 corsi fin dall'arrivo di un nuovo dipendente, nell'ambito del processo di inserimento.
Integrazione nei documenti interni : menzionare esplicitamente l'utilizzo e il monitoraggio dei corsi di Albert nel regolamento informatico, nel regolamento interno o in qualsiasi altro documento contrattuale firmato dai dipendenti.
Se desiderate spingervi ancora oltre, prevedere misure disciplinari in caso di mancato rispetto : prevedere solleciti formali o sanzioni HR se i corsi non vengono completati nonostante diversi promemoria.
A voi la parola !
Questi consigli servono ad aiutarvi a passare da una semplice distribuzione a una vera cultura cyber, integrata nella quotidianità dei vostri team. Albert è uno strumento potente, sta a voi farlo brillare !