❶ À quoi sert la synchronisation ?
👉 Synchroniser vos collaborateurs offre plusieurs avantages :
Récupérer la liste exhaustive (ou de certains groupes uniquement) de vos collaborateurs en temps réel
Récupérer l’architecture et l’organisation managériale de votre espace (ou de certains groupes uniquement)
Vous connecter en SSO pour fluidifier l’expérience
La possibilité de synchroniser les informations automatiquement sans avoir besoin de vous connecter
Conditionner le canal de communication utilisé par Albert (Slack, Microsoft > Teams, Google > Google Chat)
👉 Quelles sont les informations collectées pendant la synchronisation ?
La langue préférentielle du collaborateur
Le fuseau horaire
Le manager
Les groupes d’appartenances, sous réserve que leur synchronisation soit activée. Voir “Section Groupes” dans l’encadré jaune en bas de page.
👉 Avec quelles interfaces peut-on se synchroniser ?
Google
Microsoft
Slack
Okta
Si vous ne possédez pas d’un des espaces de travail listé ci-dessus, vous pouvez importer vos collaborateurs à l’aide d’un fichier CSV ou manuellement un par un. Nous détaillons les étapes plus bas dans cet article.
❷ Synchroniser mes employés depuis le Cloud
👉 Je synchronise mon Outil :
Rendez vous dans l’onglet Paramètres > Workforce
Cliquez sur “Connecter” pour lier votre espace de travail
Utilisez votre compte admin pour finaliser la synchronisation
👉 J'active l'auto-synchronisation :
La synchronisation vous permet de tenir une liste de collaborateurs actifs à jour en fonction des utilisateurs actifs sur votre Workspace/AD.
La synchronisation tourne en automatique toutes les nuits.
👉 Paramétrez la langue par défaut :
Celle-ci ne s’appliquera que pour les employés dont la langue n’est pas spécifiée dans le Workspace/AD
👍 Bon à savoir : vous pouvez synchroniser plusieurs outils simultanément.
👉 J'affine ma synchronisation
Une fois la synchronisation établie, cliquez sur Configurer pour préciser ce qui doit être récupéré. Deux sections indépendantes s'offrent à vous : Employés et Groupes.
👍 Bon à savoir : ces deux sections sont bien indépendantes l'une de l'autre. Vous pouvez synchroniser tous vos employés sans récupérer l'architecture de votre espace. Inversement, vous pouvez ne synchroniser qu'une partie de vos employés tout en récupérant l'ensemble des groupes existants.
👉 Dans la section « Employés »
Trois options :
Synchroniser tous les employés de votre tenant
Synchroniser uniquement les employés des groupes sélectionnés
Synchroniser tous les employés SAUF ceux des groupes sélectionnés
💡 Notre recommandation : créez dans votre tenant un groupe dédié à Riot, en excluant les adresses génériques et les personnes qui ne sont pas concernées par les modules. Vous gardez ainsi la maîtrise de votre périmètre depuis votre annuaire, sans avoir à le réajuster dans Riot à chaque évolution.
👉 Dans la section « Groupes »
Vous choisissez d'activer ou non les options suivantes :
Synchroniser tous les groupes de votre tenant, ou uniquement ceux que vous sélectionnez
Synchroniser les unités organisationnelles
Les groupes vous permettent de répartir vos employés par équipe, par direction, par site, ou selon toute autre logique propre à votre organisation. Ce découpage sert à deux choses : cibler vos envois — campagnes de phishing, cours — et lire vos indicateurs, par exemple les taux de complétion par équipe.
💡 Notre recommandation : si votre annuaire compte un très grand nombre de groupes mais que seuls quelques-uns sont concernés par Riot, activez l'option qui ne synchronise que les groupes sélectionnés. Vous éviterez de retrouver des centaines de groupes inutiles dans vos listes de ciblage.
👉 Pour créer et exploiter des groupes une fois la synchronisation en place, voir Créer un groupe d'employés et Cibler vos employés avec les Groupes Intelligents.
❸ J’ai une solution On Premise
👉 J'ajoute les collaborateurs un par un
Rendez vous dans le menu Équipe puis cliquez sur “Ajouter un employé” en haut à droit de votre écran
Vous pouvez ajouter les collaborateurs un par un en entrant: prénom, nom et adresse email
👉 J'ajoute plusieurs collaborateurs
Sélectionnez l’option “Importer depuis un CSV”.
→ Conseil: téléchargez le CSV exemple pour vous calquer sur le format demandé et remplir les champs nécessaire
