📚 Fase 1 del Il vostro percorso di attivazione Riot.
Perché Riot possa rivolgersi ai vostri collaboratori, deve prima conoscerli. La sincronizzazione importa l'elenco dei vostri collaboratori dalla vostra directory e lo mantiene aggiornato automaticamente: arrivi e partenze vengono presi in conto senza che dobbiate intervenire.
💡 Prerequisiti:
un accesso Amministratore a Riot, ed essere collegati a hub.tryriot.com;
un account amministratore della vostra directory (Google, Microsoft, Slack o Okta): è con questo account che autorizzerete il collegamento. Se non ne avete uno, chiedete al vostro team IT di svolgere questa fase con voi.
❶ A cosa serve la sincronizzazione?
👉 Cosa vi offre
Un elenco di collaboratori sempre aggiornato, senza inserimento manuale.
I vostri gruppi e l'organizzazione dei vostri team (manager, reparti), per mirare i vostri invii e leggere i risultati team per team.
La possibilità di inviare i messaggi di Riot sull'app di messaggistica dei vostri collaboratori (Slack, Teams o Google Chat) anziché via email. Farete questa scelta alla fase 4.
👉 Le informazioni recuperate
Per ogni collaboratore: cognome, nome, indirizzo email, lingua, fuso orario, manager, reparto, foto e gruppi (se ne attivate la sincronizzazione, vedi ❸). Riot recupera solo ciò che è compilato nella vostra directory.
👍 Buono a sapersi: Riot richiede solo diritti di lettura sulla vostra directory. Riot non può modificare nulla.
👉 Le directory compatibili
Google, Microsoft, Slack e Okta. Se non utilizzate nessuno di questi strumenti, potete importare i vostri collaboratori tramite file CSV o aggiungerli uno alla volta: vedi ❹.
❷ Collegare la vostra directory
👉 Passo 1: Aprite la scheda Impostazioni -> Team
Nella colonna di sinistra dello schermo, cliccate su Impostazioni. In alto nella pagina, cliccate sulla scheda Team.
👉 Passo 2: Scegliete la vostra directory
Individuate il vostro strumento nell'elenco (Google, Microsoft, Slack o Okta) e cliccate sul pulsante Connetti accanto.
👉 Passo 3: Autorizzate il collegamento
Si apre una finestra del vostro fornitore (Google, Microsoft, Slack o Okta). Accedete con il vostro account amministratore della directory, poi accettate le autorizzazioni richieste. Tornerete quindi automaticamente su Riot.
👍 Buono a sapersi: su Google potete usare un account dedicato che vede solo una parte della vostra directory. Vedi Creare un account Google Workspace con accesso limitato alla directory.
👉 Passo 4: Scegliete una sincronizzazione automatica o manuale
Automatica (consigliata): Riot aggiorna l'elenco dei vostri collaboratori ogni 24 ore.
Manuale: l'elenco viene aggiornato solo quando avviate voi stessi una sincronizzazione.
Con la sincronizzazione automatica, potete anche definire un ritardo (1 giorno, 1 settimana o 1 mese) prima che un nuovo arrivato venga aggiunto a Riot, per lasciargli il tempo di ambientarsi.
👉 Passo 5: Scegliete la lingua predefinita
Si applica solo ai collaboratori la cui lingua non è indicata nella vostra directory.
👍 Buono a sapersi: potete collegare una seconda directory. Completa le informazioni dei collaboratori già presenti (una foto o un manager mancante, per esempio), senza aggiungerne di nuovi.
❸ Scegliere chi viene sincronizzato
Prima di avviare la prima sincronizzazione, precisate cosa deve recuperare Riot.
👉 Passo 1: Aprite la configurazione
Sempre in Impostazioni > Team, cliccate su Configura. Compaiono due sezioni indipendenti: Dipendenti e Gruppi.
👍 Buono a sapersi: le due sezioni sono indipendenti. Potete sincronizzare tutti i vostri collaboratori senza recuperare i gruppi, oppure sincronizzarne solo una parte recuperando tutti i gruppi.
👉 Passo 2: Scegliete i collaboratori da sincronizzare
Nella sezione Dipendenti, tre opzioni:
tutti i collaboratori del vostro tenant;
solo i collaboratori dei gruppi che selezionate;
tutti i collaboratori tranne quelli dei gruppi che selezionate.
💡 Il nostro consiglio: create nella vostra directory un gruppo dedicato a Riot, senza indirizzi generici (reception@, contatti@…) né persone non interessate. Gestirete così il vostro perimetro dalla directory, senza doverlo riadattare in Riot.
👉 Passo 3: Scegliete i gruppi da recuperare
Nella sezione Gruppi, potete attivare:
la sincronizzazione di tutti i vostri gruppi, oppure solo di quelli che selezionate;
la sincronizzazione delle vostre unità organizzative.
I gruppi suddividono i vostri collaboratori per team, direzione, sede o qualsiasi altra logica propria della vostra organizzazione. Servono a mirare i vostri invii (campagne di phishing, corsi) e a leggere i risultati, per esempio i tassi di completamento per team.
💡 Il nostro consiglio: se la vostra directory conta molti gruppi ma solo alcuni riguardano Riot, sincronizzate solo i gruppi selezionati. Eviterete di ritrovare centinaia di gruppi inutili nei vostri elenchi di destinatari.
Non trovate un'unità organizzativa Google? Vedi Perché non riesco a trovare la mia unità organizzativa (OU) nella configurazione di sincronizzazione?
👉 Passo 4: Avviate la prima sincronizzazione
Salvate le vostre scelte, poi cliccate su Sincronizza. La prima sincronizzazione può richiedere da qualche minuto a qualche ora, a seconda del numero di collaboratori.
👉 Passo 5: Verificate il risultato
Nella colonna di sinistra, cliccate sul menu Team. Compare l'elenco dei vostri collaboratori. Verificate che il numero di collaboratori corrisponda a quanto vi aspettavate.
❹ Senza directory compatibile: importazione CSV o aggiunta manuale
Se non utilizzate né Google, né Microsoft, né Slack, né Okta (per esempio con una directory ospitata sui vostri server), aggiungete i vostri collaboratori dal menu Team della colonna di sinistra.
👉 Per aggiungere più collaboratori in una volta (file CSV)
Nella colonna di sinistra, cliccate sul menu Team.
In alto a destra dello schermo, cliccate su Aggiungi un dipendente, poi scegliete Importa da CSV.
Scaricate il file CSV di esempio proposto, compilatelo rispettandone le colonne, poi importatelo.
👉 Per aggiungere un collaboratore alla volta
Stesso percorso: menu Team, poi il pulsante di aggiunta in alto a destra. Inserite nome, cognome e indirizzo email del collaboratore. La procedura completa è in Aggiungere un dipendente manualmente.
⚠️ Importante: senza sincronizzazione, l'elenco non si aggiorna da solo. Ricordatevi di aggiungere i nuovi arrivati e di rimuovere chi lascia l'azienda.
🛠️ Un problema?
Collaboratori o gruppi non vengono importati, mancano delle informazioni, oppure Riot vi chiede di ricollegare la vostra directory: vedi Risolvere i problemi di sincronizzazione.
Un fuso orario è errato: vedi Cambiare il fuso orario dei miei dipendenti.
Ancora bloccati? Contattate il nostro team tramite la chat della piattaforma.
Da ricordare
La sincronizzazione si effettua in Impostazioni > Team, con un account amministratore della vostra directory. Riot ha solo diritti di lettura.
Scegliete la sincronizzazione automatica: l'elenco dei vostri collaboratori si aggiorna ogni 24 ore.
Collaboratori e gruppi si impostano separatamente: un gruppo dedicato a Riot nella vostra directory è il modo più semplice per controllare il vostro perimetro.
Verificate il risultato nel menu Team della colonna di sinistra.