Instalar Albert en Google Chat permite a vuestros empleados recibir sus cursos y sus notificaciones en Google Chat. El procedimiento es más largo que en los demás canales, porque pasa por la consola de administración de Google.
💡 Requisitos previos: el administrador que realiza la instalación debe tener permiso para instalar Albert en vuestro Google Workspace, o ver ya la conversación de Albert en su Google Chat.
1️⃣ Comprender las tres fases de la instalación
Para enviar un mensaje a un empleado en Google Chat, Riot necesita elidentificador de la conversación entre Albert y ese empleado. De ahí las tres fases:
Vosotros instaláis Albert desde el Marketplace para todos los empleados afectados.
Un administrador en cuyo chat ya ha aparecido Albert confirma la instalación desde Riot.
En cada sincronización, Riot solicita a Google el identificador de conversación de los empleados que aún no están vinculados a Google Chat.
⚠️ Importante: un empleado solo puede marcarse como localizable en Google Chatdespués de que la conversación de Albert haya aparecido realmente en su interfaz de Google Chat. Es la clave para entender la mayoría de las situaciones descritas más abajo.
2️⃣ Los pasos
👉 Paso 1: En vuestra plataforma Riot, id a Ajustes > Notificaciones, seleccionad Slack, Teams, Google Chat y haced clic en Connect.
👉 Paso 2: Seguid los pasos de la ventana guiada. Si la sincronización con Google todavía no está activa, configuradla primero — ved Sincronizar a mis empleados.
👉 Paso 3: Haced clic en Abrir Google Workspace Marketplace.
👉 Paso 4: Comprobad que estáis conectados con la cuenta de administrador correcta y elegid Admin install y confirmad.
👉 Paso 5: Elegid el alcance: todo el mundo, o determinados grupos y unidades organizativas.
👉 Paso 6: Esperad a que la conversación de Albert aparezca en el Google Chat del administrador que va a confirmar.
👉 Paso 7: Volved a vuestra plataforma Riot y haced clic en Confirm install.
3️⃣ La distinción que no hay que pasar por alto: autorizar no es instalar
⚠️ Importante: añadir Albert a la lista de aplicaciones autorizadas no lo instala. Solo permite que vuestros empleados lo instalen ellos mismos. Resultado habitual: únicamente aparecen en Google Chat los empleados que han buscado y añadido Albert por iniciativa propia, y no los demás.
Para que la instalación sea efectiva para todos, Albert debe figurar en las aplicaciones instaladas para el dominio, en los grupos o las unidades organizativas correspondientes — y no solo en la lista de aplicaciones autorizadas.
4️⃣ Si bloqueáis las aplicaciones de terceros no autorizadas
En Google Workspace, la lista de aplicaciones autorizadas solo surte efecto si una política lo impone. El ajuste se encuentra en la consola de administración de Google, en Seguridad > Control de acceso y de datos > Controles de API, en la entrada relativa a las aplicaciones de terceros no configuradas.
Si autorizáis todas las aplicaciones de terceros : no hay nada que configurar, la lista de autorización se ignora.
Si bloqueáis las aplicaciones no autorizadas : debéis añadir Albert a la lista de autorización, además de instalarlo.
5️⃣ Albert no aparece en Google Chat
Cuatro causas, por orden de frecuencia.
👉 El tiempo de propagación
En un Google Workspace de más de 1.000 cuentas, las acciones pueden tardar varias horas, o incluso uno o dos días, en propagarse del lado de Google. Es el caso más habitual, y no hay nada que corregir: hay que esperar.
👉 El tipo de grupo utilizado
Google no puede instalar una aplicación a partir de una lista de distribución. Aseguraos de haber designado grupos de seguridad.
👉 Los grupos anidados
Evitadlos. Con grupos anidados, Google tarda mucho más en instalar las aplicaciones — se han observado retrasos de varias semanas.
👉 La herencia entre unidades organizativas
Si habéis designado unidades organizativas, comprobad que no heredan los ajustes de una unidad superior en la que Albert no está autorizado. La información aparece bajo la distribución de la aplicación, con dos valores posibles: heredada o sustituida.
👍 Para ir más allá: los registros de administración de Google guardan cada instalación de aplicación. Comprobad que la aplicación está efectivamente marcada como activada : si aparece como añadida pero inactiva, revisad los permisos concedidos y el alcance de la activación, y después dad tiempo a la propagación.
6️⃣ El error « Albert no está instalado » al confirmar
Este error significa casi siempre que se han utilizado dos cuentas distintas : una para instalar Albert en Google Workspace y otra para confirmar la instalación en Riot. Como Albert no está instalado en la cuenta de administrador de Riot, la confirmación falla.
Dos soluciones: instalad Albert en la cuenta utilizada como administrador de Riot, o esperad a que la conversación de Albert aparezca en ella.
Lo que hay que recordar
Instalación en tres fases: Marketplace, confirmación en Riot y después recuperación de las conversaciones en cada sincronización.
Autorizar Albert no es instalarlo: es la confusión más frecuente.
A partir de 1.000 cuentas, contad con varias horas de propagación.
Utilizad grupos de seguridad, no listas de distribución, y evitad los grupos anidados.
Instalad y confirmad con la misma cuenta.