📚 Etapa 1 del Vuestro recorrido de activación de Riot.
Para que Riot pueda dirigirse a vuestros empleados, primero tiene que conocerlos. La sincronización importa la lista de vuestros empleados desde vuestro directorio y la mantiene actualizada automáticamente: las incorporaciones y las salidas se tienen en cuenta sin que tengáis que intervenir.
💡 Requisitos previos:
un acceso de Administrador a Riot y haber iniciado sesión en hub.tryriot.com;
una cuenta de administrador de vuestro directorio (Google, Microsoft, Slack u Okta): es con ella con la que autorizaréis la conexión. Si no tenéis una, pedid a vuestro equipo de TI que haga esta etapa con vosotros.
❶ ¿Para qué sirve la sincronización?
👉 Lo que os aporta
Una lista de empleados siempre actualizada, sin introducir datos a mano.
Vuestros grupos y la organización de vuestros equipos (managers, departamentos), para segmentar vuestros envíos y leer vuestros resultados equipo por equipo.
La posibilidad de enviar los mensajes de Riot a la aplicación de mensajería de vuestros empleados (Slack, Teams o Google Chat) en lugar de por correo electrónico. Haréis esta elección en la etapa 4.
👉 La información que se recupera
Para cada empleado: apellido, nombre, dirección de correo electrónico, idioma, zona horaria, manager, departamento, foto y grupos (si activáis su sincronización, ver ❸). Riot solo recupera lo que está rellenado en vuestro directorio.
👍 Bueno saberlo: Riot solo solicita permisos de lectura sobre vuestro directorio. Riot no puede modificar nada en él.
👉 Los directorios compatibles
Google, Microsoft, Slack y Okta. Si no utilizáis ninguna de estas herramientas, podéis importar a vuestros empleados mediante un archivo CSV o añadirlos uno por uno: ver ❹.
❷ Conectar vuestro directorio
👉 Paso 1: Abrid la pestaña Configuración -> Equipo
En la columna izquierda de la pantalla, haced clic en Configuración. En la parte superior de la página, haced clic en la pestaña Equipo.
👉 Paso 2: Elegid vuestro directorio
Localizad vuestra herramienta en la lista (Google, Microsoft, Slack u Okta) y haced clic en el botón Conectar que aparece al lado.
👉 Paso 3: Autorizad la conexión
Se abre una ventana de vuestro proveedor (Google, Microsoft, Slack u Okta). Iniciad sesión con vuestra cuenta de administrador del directorio y aceptad los permisos solicitados. Después volveréis automáticamente a Riot.
👍 Bueno saberlo: en Google, podéis usar una cuenta dedicada que solo ve una parte de vuestro directorio. Ver Crear una cuenta de Google Workspace con acceso restringido al directorio.
👉 Paso 4: Elegid una sincronización automática o manual
Automática (recomendada): Riot actualiza la lista de vuestros empleados cada 24 horas.
Manual: la lista solo se actualiza cuando vosotros mismos lanzáis una sincronización.
En la sincronización automática, también podéis definir un plazo (1 día, 1 semana o 1 mes) antes de que un nuevo empleado se añada a Riot, para darle tiempo a adaptarse.
👉 Paso 5: Elegid el idioma por defecto
Solo se aplica a los empleados cuyo idioma no está indicado en vuestro directorio.
👍 Bueno saberlo: podéis conectar un segundo directorio. Completa la información de los empleados que ya están presentes (una foto o un manager que falta, por ejemplo), sin añadir nuevos.
❸ Elegir a quién se sincroniza
Antes de lanzar la primera sincronización, precisad qué debe recuperar Riot.
👉 Paso 1: Abrid la configuración
Siempre en Configuración > Equipo, haced clic en Configurar. Aparecen dos secciones independientes: Empleados y Grupos.
👍 Bueno saberlo: las dos secciones son independientes. Podéis sincronizar a todos vuestros empleados sin recuperar vuestros grupos, o sincronizar solo a una parte de vuestros empleados recuperando todos vuestros grupos.
👉 Paso 2: Elegid a los empleados que se van a sincronizar
En la sección Empleados, tres opciones:
todos los empleados de vuestro tenant;
solo los empleados de los grupos que seleccionéis;
todos los empleados excepto los de los grupos que seleccionéis.
💡 Nuestra recomendación: cread en vuestro directorio un grupo dedicado a Riot, sin las direcciones genéricas (recepcion@, contacto@…) ni las personas que no están concernidas. Así gestionáis vuestro perímetro desde vuestro directorio, sin tener que reajustarlo en Riot.
👉 Paso 3: Elegid los grupos que se van a recuperar
En la sección Grupos, podéis activar:
la sincronización de todos vuestros grupos, o solo de los que seleccionéis;
la sincronización de vuestras unidades organizativas.
Los grupos reparten a vuestros empleados por equipo, dirección, sede o cualquier otra lógica propia de vuestra organización. Sirven para segmentar vuestros envíos (campañas de phishing, cursos) y para leer vuestros resultados, por ejemplo las tasas de finalización por equipo.
💡 Nuestra recomendación: si vuestro directorio tiene muchos grupos pero solo algunos afectan a Riot, sincronizad únicamente los grupos seleccionados. Evitaréis encontrar cientos de grupos inútiles en vuestras listas de segmentación.
¿No encontráis una unidad organizativa de Google? Ver ¿Por qué no encuentro mi unidad organizativa (OU)?
👉 Paso 4: Lanzad la primera sincronización
Guardad vuestras elecciones y haced clic en Sincronizar. La primera sincronización puede tardar desde unos minutos hasta unas horas, según el número de empleados.
👉 Paso 5: Comprobad el resultado
En la columna izquierda, haced clic en el menú Equipo. Aparece la lista de vuestros empleados. Comprobad que el número de empleados corresponde a lo que esperabais.
❹ Sin directorio compatible: importación CSV o alta manual
Si no utilizáis ni Google, ni Microsoft, ni Slack, ni Okta (por ejemplo, con un directorio alojado en vuestros propios servidores), añadid a vuestros empleados desde el menú Equipo de la columna izquierda.
👉 Para añadir varios empleados a la vez (archivo CSV)
En la columna izquierda, haced clic en el menú Equipo.
En la parte superior derecha de la pantalla, haced clic en Añadir un empleado y elegid Importar desde un CSV.
Descargad el archivo CSV de ejemplo propuesto, rellenadlo respetando sus columnas e importadlo.
👉 Para añadir un empleado cada vez
Mismo camino: menú Equipo y después el botón de añadir en la parte superior derecha. Indicad el nombre, los apellidos y la dirección de correo electrónico del empleado. El procedimiento completo está en Añadir un empleado manualmente.
⚠️ Importante: sin sincronización, la lista no se actualiza sola. Acordaos de añadir a las nuevas incorporaciones y de retirar a quienes se van.
🛠️ ¿Algún problema?
No aparecen empleados o grupos, falta información o Riot os pide que volváis a conectar vuestro directorio: ver Resolver los problemas de sincronización.
Una zona horaria es incorrecta: ver Cambiar la zona horaria de mis empleados.
¿Seguís bloqueados? Contactad con nuestro equipo a través del chat de la plataforma.
Para recordar
La sincronización se hace en Configuración > Equipo, con una cuenta de administrador de vuestro directorio. Riot solo tiene permisos de lectura.
Elegid la sincronización automática: vuestra lista de empleados se actualiza cada 24 horas.
Empleados y grupos se configuran por separado: un grupo dedicado a Riot en vuestro directorio es la forma más sencilla de controlar vuestro perímetro.
Comprobad el resultado en el menú Equipo de la columna izquierda.