đ Ătape 1 du parcours Bien dĂ©marrer sur Riot.
Pour que Riot puisse s'adresser à vos collaborateurs, il doit d'abord les connaßtre. La synchronisation importe la liste de vos collaborateurs depuis votre annuaire et la tient à jour automatiquement : les arrivées et les départs sont pris en compte sans que vous ayez à intervenir.
đĄ PrĂ©-requis :
un accĂšs Administrateur Ă Riot, et ĂȘtre connectĂ© sur hub.tryriot.com ;
un compte administrateur de votre annuaire (Google, Microsoft, Slack ou Okta) : c'est avec lui que vous autoriserez la connexion. Si vous n'en avez pas, demandez Ă votre Ă©quipe informatique de faire cette Ă©tape avec vous.
đ„ En vidĂ©o : l'Ă©tape complĂšte en 6 minutes
ⶠà quoi sert la synchronisation ?
đ Ce qu'elle vous apporte
Une liste de collaborateurs toujours Ă jour, sans saisie manuelle.
Vos groupes et l'organisation de vos équipes (managers, départements), pour cibler vos envois et lire vos résultats équipe par équipe.
La possibilité d'envoyer les messages de Riot sur la messagerie de vos collaborateurs (Slack, Teams ou Google Chat) plutÎt que par e-mail. Vous ferez ce choix à l'étape 4.
đ Les informations rĂ©cupĂ©rĂ©es
Pour chaque collaborateur : nom, prĂ©nom, adresse e-mail, langue, fuseau horaire, manager, dĂ©partement, photo et groupes (si vous activez leur synchronisation, voir âž). Riot ne rĂ©cupĂšre que ce qui est renseignĂ© dans votre annuaire.
đ Bon Ă savoir : Riot demande uniquement des droits en lecture sur votre annuaire. Riot ne peut rien y modifier.
đ Les annuaires compatibles
Google, Microsoft, Slack et Okta. Si vous n'utilisez aucun de ces outils, vous pouvez importer vos collaborateurs par fichier CSV ou les ajouter un par un : voir âč.
â· Connecter votre annuaire
đ Ătape 1 : Ouvrez l'onglet ParamĂštres -> Ăquipe
Dans la colonne de gauche de votre Ă©cran, cliquez sur ParamĂštres. En haut de la page, cliquez sur l'onglet Ăquipe.
đ Ătape 2 : Choisissez votre annuaire
Repérez votre outil dans la liste (Google, Microsoft, Slack ou Okta) et cliquez sur le bouton Connecter qui se trouve à cÎté.
đ Ătape 3 : Autorisez la connexion
Une fenĂȘtre de votre fournisseur (Google, Microsoft, Slack ou Okta) s'ouvre. Connectez-vous avec votre compte administrateur de l'annuaire, puis acceptez les autorisations demandĂ©es. Vous revenez ensuite automatiquement sur Riot.
đ Bon Ă savoir : sur Google, vous pouvez utiliser un compte dĂ©diĂ© qui ne voit qu'une partie de votre annuaire. Voir CrĂ©er un compte Google Workspace Ă accĂšs annuaire restreint.
đ Ătape 4 : Choisissez une synchronisation automatique ou manuelle
Automatique (recommandé) : Riot met à jour la liste de vos collaborateurs toutes les 24 heures.
Manuelle : la liste n'est mise Ă jour que lorsque vous lancez vous-mĂȘme une synchronisation.
En synchronisation automatique, vous pouvez aussi définir un délai (1 jour, 1 semaine ou 1 mois) avant qu'un nouvel arrivant soit ajouté à Riot, pour lui laisser le temps de prendre ses marques.
đ Ătape 5 : Choisissez la langue par dĂ©faut
Elle s'applique uniquement aux collaborateurs dont la langue n'est pas renseignée dans votre annuaire.
đ Bon Ă savoir : vous pouvez connecter un second annuaire. Il complĂšte les informations des collaborateurs dĂ©jĂ prĂ©sents (une photo ou un manager manquant, par exemple), sans en ajouter de nouveaux.
➠Choisir qui est synchronisé
Avant de lancer la premiÚre synchronisation, précisez ce que Riot doit récupérer.
đ Ătape 1 : Ouvrez la configuration
Toujours dans ParamĂštres > Ăquipe, cliquez sur Configurer. Deux sections indĂ©pendantes s'affichent : EmployĂ©s et Groupes.
đ Bon Ă savoir : les deux sections sont indĂ©pendantes. Vous pouvez synchroniser tous vos collaborateurs sans rĂ©cupĂ©rer vos groupes, ou ne synchroniser qu'une partie de vos collaborateurs tout en rĂ©cupĂ©rant tous vos groupes.
đ Ătape 2 : Choisissez les collaborateurs Ă synchroniser
Dans la section Employés, trois options :
tous les collaborateurs de votre tenant ;
uniquement les collaborateurs des groupes que vous sélectionnez ;
tous les collaborateurs sauf ceux des groupes que vous sélectionnez.
đĄ Notre recommandation : crĂ©ez dans votre annuaire un groupe dĂ©diĂ© Ă Riot, sans les adresses gĂ©nĂ©riques (accueil@, contact@âŠ) ni les personnes qui ne sont pas concernĂ©es. Vous gĂ©rez ainsi votre pĂ©rimĂštre depuis votre annuaire, sans avoir Ă le rĂ©ajuster dans Riot.
đ Ătape 3 : Choisissez les groupes Ă rĂ©cupĂ©rer
Dans la section Groupes, vous pouvez activer :
la synchronisation de tous vos groupes, ou uniquement de ceux que vous sélectionnez ;
la synchronisation de vos unités organisationnelles.
Les groupes répartissent vos collaborateurs par équipe, direction, site ou toute autre logique propre à votre organisation. Ils servent à cibler vos envois (campagnes de phishing, cours) et à lire vos résultats, par exemple les taux de complétion par équipe.
đĄ Notre recommandation : si votre annuaire compte beaucoup de groupes mais que seuls quelques-uns concernent Riot, ne synchronisez que les groupes sĂ©lectionnĂ©s. Vous Ă©viterez de retrouver des centaines de groupes inutiles dans vos listes de ciblage.
Vous ne trouvez pas une unité organisationnelle Google ? Voir Pourquoi ne puis-je pas trouver mon unité organisationnelle (OU) ?
đ Ătape 4 : Lancez la premiĂšre synchronisation
Enregistrez vos choix, puis cliquez sur Synchroniser. La premiĂšre synchronisation peut prendre de quelques minutes Ă quelques heures, selon le nombre de collaborateurs.
đ Ătape 5 : VĂ©rifiez le rĂ©sultat
Dans la colonne de gauche, cliquez sur le menu Ăquipe. La liste de vos collaborateurs s'affiche. VĂ©rifiez que le nombre de collaborateurs correspond Ă ce que vous attendiez.
âč Sans annuaire compatible : import CSV ou ajout manuel
Si vous n'utilisez ni Google, ni Microsoft, ni Slack, ni Okta (par exemple avec un annuaire hĂ©bergĂ© sur vos propres serveurs), ajoutez vos collaborateurs depuis le menu Ăquipe de la colonne de gauche.
đ Pour ajouter plusieurs collaborateurs d'un coup (fichier CSV)
Dans la colonne de gauche, cliquez sur le menu Ăquipe.
En haut à droite de l'écran, cliquez sur Ajouter un employé, puis choisissez Importer depuis un CSV.
Téléchargez le fichier CSV d'exemple proposé, remplissez-le en respectant ses colonnes, puis importez-le.
đ Pour ajouter un collaborateur Ă la fois
MĂȘme chemin : menu Ăquipe, puis le bouton d'ajout en haut Ă droite. Renseignez le prĂ©nom, le nom et l'adresse e-mail du collaborateur. La marche Ă suivre complĂšte est dans Ajouter un employĂ© manuellement.
â ïž Important : sans synchronisation, la liste ne se met pas Ă jour toute seule. Pensez Ă ajouter les nouveaux arrivants et Ă retirer les dĂ©parts vous-mĂȘme.
đ ïž Un problĂšme ?
Des collaborateurs ou des groupes ne remontent pas, des informations manquent, ou Riot vous demande de reconnecter votre annuaire : voir RĂ©soudre les problĂšmes de synchronisation.
Un fuseau horaire est incorrect : voir Changer le fuseau horaire de mes employés.
Toujours bloqué ? Contactez notre équipe via le chat dans la plateforme.
Ă retenir
La synchronisation se fait dans ParamĂštres > Ăquipe, avec un compte administrateur de votre annuaire. Riot n'a que des droits en lecture.
Choisissez la synchronisation automatique : votre liste de collaborateurs se met Ă jour toutes les 24 heures.
Collaborateurs et groupes se rÚglent séparément : un groupe dédié à Riot dans votre annuaire est le moyen le plus simple de maßtriser votre périmÚtre.
VĂ©rifiez le rĂ©sultat dans le menu Ăquipe de la colonne de gauche.