❶ ¿Para qué sirve la sincronización?
👉 Sincronizar a vuestros empleados ofrece varias ventajas:
Obtener la lista completa (o únicamente de determinados grupos) de vuestros empleados en tiempo real
Obtener la estructura y la organización jerárquica de vuestro espacio (o únicamente de determinados grupos)
Acceder mediante SSO para agilizar la experiencia
La posibilidad de sincronizar la información automáticamente sin necesidad de iniciar sesión
Determinar el canal de comunicación que utiliza Albert (Slack, Microsoft > Teams, Google > Google Chat)
👉 ¿Qué información se recoge durante la sincronización?
El idioma preferido del empleado
La zona horaria
El responsable
Los grupos a los que pertenece, siempre que su sincronización esté activada. Ved la sección « Grupos » más abajo.
👉 ¿Con qué herramientas se puede sincronizar?
Google
Microsoft
Slack
Okta
Si no disponéis de ninguno de los espacios de trabajo indicados arriba, podéis importar a vuestros empleados mediante un archivo CSV o manualmente, uno a uno. Detallamos los pasos más abajo en este artículo.
❷ Sincronizar a mis empleados desde la nube
👉 Sincronizo mi herramienta:
Id a la pestaña Ajustes > Workforce
Haced clic en « Conectar » para vincular vuestro espacio de trabajo
Utilizad vuestra cuenta de administrador para finalizar la sincronización
👉 Activo la sincronización automática:
La sincronización os permite mantener actualizada una lista de empleados activos en función de los usuarios activos de vuestro Workspace/AD.
La sincronización se ejecuta automáticamente cada noche.
👉 Configurad el idioma predeterminado:
Solo se aplicará a los empleados cuyo idioma no esté especificado en el Workspace/AD
👍 Es bueno saberlo: podéis sincronizar varias herramientas a la vez.
👉 Afino mi sincronización
Una vez establecida la sincronización, haced clic en Configurar para indicar qué debe obtenerse. Disponéis de dos secciones independientes: Empleados y Grupos.
👍 Es bueno saberlo: estas dos secciones son independientes entre sí. Podéis sincronizar a todos vuestros empleados sin obtener la estructura de vuestro espacio. A la inversa, podéis sincronizar solo una parte de vuestros empleados y obtener aun así todos los grupos existentes.
👉 En la sección « Empleados »
Tres opciones:
Sincronizar a todos los empleados de vuestro tenant
Sincronizar únicamente a los empleados de los grupos seleccionados
Sincronizar a todos los empleados EXCEPTO los de los grupos seleccionados
💡 Nuestra recomendación: cread en vuestro tenant un grupo dedicado a Riot, excluyendo las direcciones genéricas y a las personas que no están afectadas por los módulos. Así mantenéis el control de vuestro perímetro desde vuestro directorio, sin tener que reajustarlo en Riot cada vez que algo cambia.
👉 En la sección « Grupos »
Elegís si activar o no las siguientes opciones:
Sincronizar todos los grupos de vuestro tenant, o únicamente los que seleccionéis
Sincronizar las unidades organizativas
Los grupos os permiten repartir a vuestros empleados por equipo, por departamento, por sede o según cualquier otra lógica propia de vuestra organización. Esta división sirve para dos cosas: segmentar vuestros envíos — campañas de phishing, cursos — y leer vuestros indicadores, por ejemplo las tasas de finalización por equipo.
💡 Nuestra recomendación: si vuestro directorio contiene un número muy elevado de grupos pero solo algunos afectan a Riot, activad la opción que sincroniza únicamente los grupos seleccionados. Evitaréis encontraros con cientos de grupos inútiles en vuestras listas de segmentación.
👉 Para crear y utilizar grupos una vez establecida la sincronización, ved Crear un grupo de empleados y Segmentar a vuestros empleados con los Smart Groups.
❸ Tengo una solución On Premise
👉 Añado a los empleados uno a uno
Id al menú Equipo y haced clic en « Añadir un empleado » en la parte superior derecha de la pantalla
Podéis añadir a los empleados uno a uno introduciendo: nombre, apellidos y dirección de correo electrónico
👉 Añado varios empleados
Seleccionad la opción « Importar desde un CSV ».
→ Consejo: descargad el CSV de ejemplo para ajustaros al formato requerido y rellenar los campos necesarios
