Avant de commencer : 3 choses à savoir
La synchronisation des employés et celle des groupes sont indépendantes. Vous pouvez synchroniser tous vos employés sans synchroniser l'architecture de vos groupes, et inversement.
La synchronisation peut être automatique (toutes les 24 h) ou manuelle (uniquement quand vous la lancez). Vérifiez d'abord laquelle est active.
Riot demande uniquement des droits en lecture sur votre annuaire. Une donnée absente de votre annuaire (Google, Microsoft, Slack, Okta) ne pourra pas remonter dans Riot.
Pour la configuration initiale, voir l'article : Synchroniser vos employés
Relancer ou vérifier une synchronisation
Allez dans Paramètres > Équipe > Synchroniser
Lancez une synchronisation manuelle et attendez quelques minutes (la première synchronisation peut prendre de quelques minutes à quelques heures selon le nombre d'employés).
Cas 1 : « Mes employés ne remontent pas » (tout ou en partie)
Causes possibles :
Un filtre de synchronisation est trop restrictif. Dans Paramètres > Équipe > Configurer, la section « Employés » peut être réglée sur « uniquement certains groupes » : les personnes hors de ces groupes ne remonteront pas.
L'employé n'appartient à aucun des groupes sélectionnés.
Un délai d'arrivée différé (1 jour / 1 semaine / 1 mois) a été configuré dans la partie synchronisation automatique pour retarder le début du programme des nouveaux arrivants.
La donnée n'existe pas encore côté annuaire (employé créé après la dernière synchro).
Que faire :
Vérifiez le périmètre dans la section « Employés » (tous / certains groupes / tous sauf certains groupes).
Confirmez que l'employé figure bien dans votre annuaire et dans un groupe synchronisé.
Relancez une synchronisation manuelle.
En synchronisation automatique :
Vérifiez le délai de synchronisation entre le moment où votre employé arrive chez vous et le moment où il faut le synchroniser sur Riot
Vérifiez que votre employé rentre dans ce délai
Au besoin, il faut raccourcir ce délai pour faire apparaître votre employé sur Riot
Cas 2 : « Un groupe ou une unité organisationnelle n'apparaît pas »
Causes possibles
La synchronisation des groupes n'est pas activée (rappel : indépendante de celle des employés).
Sur Google, le nom de l'unité organisationnelle n'est pas reconnu tel quel.
Que faire
Dans Paramètres > Équipe > Configurer, section « Groupes », activez la synchronisation des groupes / des unités organisationnelles.
Astuce Google : si vous ne trouvez pas votre groupe, ajoutez un « / » devant le nom de l'unité.
Relancez une synchronisation.
Cas 3 : « Données incomplètes » (manager, langue, photo, département manquants)
Causes possibles
L'information n'est pas renseignée dans votre annuaire : Riot ne récupère que ce qui existe côté Google / Microsoft / Slack / Okta (nom, prénom, email, langue, fuseau horaire, manager, département, photo, groupes).
La langue par défaut s'applique uniquement aux employés dont la langue n'est pas spécifiée dans l'annuaire.
Un manager ou un département a été modifié manuellement dans Riot : les modifications manuelles ont toujours la priorité sur l'annuaire. Pour revenir à la valeur de l'annuaire, retirez la valeur saisie manuellement ; elle sera reprise à la synchronisation suivante.
Que faire
Complétez l'information dans votre annuaire
Si besoin, enrichissez les données en connectant un second annuaire (cela n'ajoute pas de nouveaux utilisateurs, mais complète ceux déjà présents).
À noter : la synchronisation des photos de profil s'effectue le 1er de chaque mois (et non en continu). Un employé récemment ajouté peut donc ne pas avoir sa photo avant le 1er du mois suivant. Si la photo n'apparaît toujours pas après cette date, c'est généralement qu'elle n'existe pas encore côté annuaire (Google/Microsoft).
Cas 4 : « Reconnexion / nouvelles autorisations demandées »
Symptôme : Riot indique que la connexion à votre annuaire doit être rétablie, ou un scope d'autorisation manque.
Causes possibles
Les autorisations accordées à l'application Riot ont été révoquées ou modifiées côté fournisseur.
Un changement de politique de sécurité (Microsoft/Google) a réinitialisé le consentement.
L'administrateur ayant initialement connecté l'annuaire a quitté l'entreprise.
Que faire
Reconnectez l'annuaire depuis Paramètres > Équipe avec un compte administrateur.
Acceptez l'intégralité des autorisations demandées (Riot ne demande que des droits en lecture pour la synchronisation). Vous pourrez retirer après coup les scopes optionnels depuis la console de votre fournisseur.